Ta boîte mail déborde, tes notifs te stressent et tu as l'impression de passer plus de temps à répondre qu'à tatouer ? Pas de stress. Déléguer peut être une super option, mais tu peux déjà reprendre le contrôle sans rien externaliser. Voici 5 astuces concrètes pour gagner du temps tout en gardant la main sur ta com'.
Active une réponse automatique intelligente
Une réponse automatique bien pensée peut filtrer une énorme partie de tes mails. Indique que tu as bien reçu la demande, mentionne ton délai de réponse moyen et ajoute un lien vers une FAQ ou une page informative avec tes tarifs, disponiblités, soins, etc. Résultats : moins d'allers-retours inutiles.
Prépare des modèles de réponse
Tu reçois souvent les mêmes questions ? Prépare des réponses toutes faites que tu n'auras qu'à copier-coller ou adapter en quelques secondes.
Je te donne quelques exemples :
- "Salut ! Merci pour ton message. Voici les infos de base concernant mes tarifs..."
- "Je suis complet.e pour ce mois-ci, voici le lien pour poser une option sur le prochain..."
Tu gagnes du temps sans perdre en qualité de réponse.
Bloque un créneau dans ta journée pour gérer tes mails
Plutôt que de répondre en continu durant ta journée, choisis un ou deux moments précis par jour où tu ouvres ta boîte mail. À 10h30 et à 18h30 par exemple. En dehors de ces créneaux ? Tu te poses en mode avion ou ne pas déranger. Tu limites ta charge mentale et tu restes focus sur ton travail.
Organise ta boîte mail avec des dossiers ou des labels
Un minimum de tri te fera gagner un maximum de clarté. Je te donne ici quelques idées de dossiers utiles : "À traiter", "Clients confirmés", "En attente de réponse", "Terminé". En un coup d'oeil, tu sais où tu en es.
Mets en place un formulaire de contact structuré
Si tu passes par Instagram ou un mail ouvert, tu reçois parfois des demandes vagues ou incomplètes. Un formulaire clair et bien conçu te permet de récolter toutes les informations essentielles dès le premier message. Cela t'évite les retours du genre : "Tu veux quelle zone? Quelle taille? Quand?". Tu gagnes aussi un temps précieux et tu gardes une bonne image de marque.
En résumé :
Tu peux déjà fluidifier ta gestion des mails avec un peu d'organisation. Et si tu sens que ça déborde et que tu n'arrives pas à t'organiser de manière optimale, Yomara est là pour toi, pour t'aider à tout mettre en place pour faciliter ton quotidien.